電子契約のメールが届かない|迷惑メール前提の確認順

電子契約のメールが届かない|迷惑メール前提の確認順

電子契約の署名依頼メールが届かない時は、迷惑メール隔離・ドメイン許可・社内ゲート・From表示の順で確認。相手に聞く順番と再送テンプレも用意。

電子契約のメールが届かない|迷惑メール前提の確認順

「送ったはずなのに届いてない」って、地味に焦りますよね。
電子契約のメールが届かない時は、だいたい迷惑メール隔離か、社内のセキュリティ(ゲート)で止まっています。
ここは順番さえ守れば、落ち着いて解消できます。

まず結論:確認順はこれ

結論からいきます。確認は「相手側→送る側」の順で進めると早いです。
順番 確認すること よくある原因
迷惑メール/隔離フォルダ 自動振り分け
社内ゲート(隔離・保留) セキュリティ製品で止まる
件名検索(キーワード) 別スレッドに埋もれる
受信許可(送信元ドメイン) 許可リスト未登録
再送(件名固定・別手段) 再送して通るケースが多い

ポイント:「届かない=送信失敗」とは限りません。隔離されているだけのことが多いです。

相手に聞く順番(角が立たない)

相手に確認をお願いする時は、「迷惑メール見てください」だけだと雑に聞こえがち。
角が立たない順番で聞くとスムーズです。
聞き方 文例
① まず状況確認 「念のための確認です。署名依頼メールが届いていない状況でしょうか?」
② フォルダ確認 「迷惑メールや隔離フォルダに入っていないかだけ、ご確認いただけますでしょうか。」
③ 件名を伝える 「件名は『【契約書】ご署名のお願い(オンライン締結)』でお送りしています。」
④ 難しければ代案 「もし社内のセキュリティで止まっている場合は、別の宛先へ再送も可能です。」

コツ:相手に負担をかけない言い方にすると、返信も早くなりやすいです。

送る側が見直す3点(From・件名・再送)

  • From表示名を分かりやすく:会社名+担当名など。相手が「怪しい」と思いにくいです。
  • 件名を毎回固定:相手が検索しやすくなります。
  • 再送は“同じ件名”:別件名にすると埋もれます。再送したことも相手が理解しやすいです。

再送テンプレ(短い版)

件名 【再送】契約書のご署名のお願い(オンライン締結)
本文 お世話になっております。先ほどお送りした署名依頼メールが届いていない可能性があるため、念のため再送いたします。
本メール(リンク)から内容をご確認いただき、画面の案内に沿ってご署名ください。
もし社内のセキュリティで止まっている場合は、別の宛先への送付も可能ですのでお知らせください。

ポイント:相手が困るのは「やり方」より「止まってる理由が分からない」ことです。再送文は短く、代案は1つだけ添えるのがちょうどいいです。

質問と回答

Q:相手が「迷惑メールにもない」と言う時は?
A:社内ゲートで隔離されていることがあります。相手に「隔離・保留のメールがないか」確認してもらうか、別宛先へ再送が早いです。
Q:再送しても届かないなら?
A:件名固定で再送しつつ、別ドメイン宛(部署共有アドレス等)への送付を提案すると前に進みます。

今日やること(Step1-3)

Step1:相手には「迷惑メール→隔離→件名検索」の順で依頼
Step2:送る側はFrom表示名と件名を固定
Step3:再送は短文+別宛先の代案を1つだけ添える

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